Într-o eră în care totul se întâmplă pe repede înainte, iar timpul pare mereu insuficient, tot mai mulți antreprenori simt că se pierd în propriul lor business. Haosul operațional, lipsa unui sistem clar de prioritizare și dificultatea de a delega sunt doar câteva dintre provocările zilnice. Tocmai de aceea, l-am invitat pe Remus Bălan – consultant, autor și fondator BIZIQ.ro – să discutăm deschis despre ce înseamnă organizarea eficientă într-un business, cum poate un lider să-și recapete controlul și de ce planificarea strategică nu este un moft, ci o necesitate. Remus are o experiență vastă, atât în mediul corporatist, cât și în lucrul direct cu antreprenori români care vor să-și scaleze afacerea fără să se epuizeze.
Casian Șoneriu: Remus, îți mulțumesc că ai acceptat invitația. Ideea interviului a apărut după ce am scris un articol pe blogul Business People despre organizarea task-urilor, unde am menționat și cartea ta, “Nu mânca broasca”. Pentru început, aș vrea să ne povestești mai mult despre traseul tău profesional – dincolo de ceea ce putem să citim pe site-ul tău.
Remus Bălan: Mulțumesc și eu pentru invitație. Am absolvit Autovehicule Rutiere la Brașov, deci formarea mea e de inginer mecanic. Am lucrat inițial într-un service auto, dar nu m-am regăsit acolo. Mi-am dorit să lucrez în proiectare, în zona în care să folosesc mai mult mintea decât mâinile. Apoi a apărut o oportunitate la Coca-Cola. Compania era abia la început pe piața din România. M-am angajat și așa am intrat în mediul corporatist. Am lucrat în vânzări, marketing și management de echipe în patru corporații, dar și în două companii românești cu acoperire națională. În 2012, am decis să ies din zona corporatistă și să merg spre ceea ce fac azi – consultanță, training și coaching.
Am fost mereu atras de subiectul time management. Pe atunci, în România, era un singur trainer cunoscut care aborda tema. Mi s-a părut o direcție valoroasă și necesară. Însă am realizat un lucru esențial: ceea ce numim „time management” nu este o cauză a problemelor noastre, ci un simptom.
Casian Șoneriu: E o afirmație puternică. Ce înseamnă concret acest lucru?
Remus Bălan: Mulți oameni cred că suferă din cauza unei proaste gestionări a timpului, dar în realitate problema e mai profundă. Timpul nu poate fi gestionat în sine – gestionăm doar ceea ce facem în timp: decizii, acțiuni, energie. Dacă nu știi ce vrei, nu ai claritate, nu ai direcție, nu ai dozaj – atunci nu vei avea nici un mod eficient de a-ți organiza timpul.
Casian Șoneriu: De ce este atât de important ca un antreprenor să fie organizat?
Remus Bălan: Pentru că antreprenorul setează „starea vremii” în companie. Exact ca un copil care copiază comportamentul părinților, angajații copiază inconștient modul de lucru al antreprenorului. Dacă antreprenorul e haotic, dezorganizat, asta devine cultura firmei. Sigur, pot exista 1-2 angajați mai structurați, dar vor fi luați de val.
Organizarea înseamnă și conștientizarea rolului tău în firmă. La început, antreprenorul e implicat în toate – operațional, vânzări, livrare. Dar dacă vrei să scalezi business-ul, trebuie să ieși din acest haos. Dacă firma crește pe o fundație dezorganizată, se prăbușește sub propria greutate.
Casian Șoneriu: Și ce-i oprește pe antreprenori să facă pasul spre o organizare mai bună?
Remus Bălan: Lipsa educației pe subiect, atașamentul față de operațional și frica de a delega. Mulți antreprenori au pornit business-ul pentru că sunt buni la ceva practic. Le place să fie în priză, să rezolve lucruri. Le e greu să lase controlul. Dar controlul absolut e o iluzie. Dacă vrei control real, creează sisteme. Atunci business-ul merge și fără ca tu să fii prezent non-stop.
Casian Șoneriu: Ce greșeli vezi cel mai des la antreprenori când vine vorba de organizare?
Remus Bălan: Una gravă: gândirea pe termen scurt și acțiunea pe termen foarte scurt. Nu au obiective clare pe termen lung, nici pe termen mediu. Totul devine urgent. Totul pare prioritar. Nu folosesc calendarul. Nu fac planificare trimestrială. Nu gândesc strategic.
Mai sunt și alte greșeli: angajează în criză, nu pe bază de plan. Nu definesc clar rolurile din companie. De aceea angajează oameni să execute sarcini, nu să livreze rezultate. Nu deleagă eficient – deleagă taskuri, nu responsabilități. Angajații nu înțeleg de ce fac un anumit lucru. Dacă nu le oferi un context, nu vor vedea valoarea muncii lor.
Casian Șoneriu: Cum ar trebui să arate un sistem bun de organizare?
Remus Bălan: Totul începe cu viziunea – cum vrei să arate business-ul peste 36 de luni. Studiile spun că 36 de luni e perioada optimă pentru care creierul poate proiecta cu claritate. Apoi, setezi 3 - 6 obiective strategice anuale. Nu mai puțin de 3, pentru că nu e ambițios. Nu mai mult de 6, pentru că devine nerealist, nu te vei putea focaliza pe mai multe. După aceea, stabilești top 3 obiective pe trimestru. Și apoi le spargi în obiective lunare, săptămânale și zilnice.
E vital să ai ședințe zilnice scurte – 10 minute. Fiecare om își spune top 3 sarcini pe zi și ce resurse îi trebuie. La final, se face și o mini-evaluare. Săptămânal, faci review de echipă. Trimestrial – reevaluezi rezultatele, viziunea, valorile, misiunea și stabilești următoarele obiective.
Casian Șoneriu: Cum se organizează efectiv o zi de antreprenor, în viziunea ta?
Remus Bălan: Ideal, îți blochezi 3 ore pe săptămână pentru gândire strategică. La început pot părea multe. După aceea o să-ți pară puține. Trei zone mari trebuie să apară în calendar: 1. Gândire strategică. 2. Acțiuni tactice – top 3 sarcini zilnice. 3. Timp pentru neprevăzute – 60-90 minute pe zi.
De asemenea, trebuie să iei pauze. Energia e resursă limitată. Iar în fiecare zi trebuie să te concentrezi pe activități care aduc valoare reală: cele cu valoare generică de 1.000 lei/oră, nu cele de 10 lei/oră. Dacă tu, ca antreprenor, răspunzi la toate mailurile, telefoanele și plângerile clienților, nu ai timp să construiești afacerea. Trebuie să înveți să spui NU.
Casian Șoneriu: Și cum poate antreprenorul să-i ajute pe ceilalți din echipă să devină mai organizați?
Remus Bălan: În primul rând, prin exemplu personal. Apoi prin definirea clară a rolurilor și așteptărilor. Nu angajezi oameni ca să facă task-uri, ci ca să livreze rezultate. Trebuie să existe fișe de responsabilități clare, KPI agreați. Și apoi – formare continuă: traininguri tehnice, dar și pe soft skills, mindset, organizare, comunicare, negociere etc..
Casian Șoneriu: Cum definești productivitatea sănătoasă?
Remus Bălan: Am două formule. Una: rezultate împărțite la resursele consumate. Alta: timp înmulțit cu atenție, totul într-un mediu de lucru favorabil. Dacă ai rezultate mari cu consum rezonabil, ești productiv. Dacă faci profit dar te epuizezi, ai un profit nesănătos. Productivitatea nu înseamnă să alergi, ci să faci lucrurile potrivite, în ordinea potrivită, cu energia potrivită.
Casian Șoneriu: Ai și un sfat legat de distragerile de azi – telefoane, social media?
Remus Bălan: Simplu: pune telefonul pe silențios și scoate-l din câmpul vizual. Creierul tău reacționează automat la notificări, lumini, sunete. Creează un mediu fără întreruperi. Mai ales pentru activitățile strategice, nu lucra în biroul deschis. Mergi într-un spațiu unde poți gândi fără să fii distras.
Casian Șoneriu: Ce urmează pentru tine?
Remus Bălan: Lucrez la o carte nouă cu nume de cod “Nu mânca broasca, antreprenorule!” - încă nu știu dacă acesta va fi numele final. Se axează pe trei piloni: 1. creșterea vânzărilor, 2. sistematizarea business-ului, 3. organizarea activităților antreprenorului (profesionale și personale). La fel ca programele pe care le livrez. Lucrez cu antreprenori, fie individual, fie în programe de 6 luni cu grupuri restrânse. Focusul este pe rezultate reale – vânzări, profit, timp câștigat; pe rezultate imediate și pe rezultate strategice. Unele firme cu care am lucrat au crescut de 2x câțiva ani la rând, altele 10X în 2-3 ani.
Casian Șoneriu: Unde pot oamenii să afle mai multe detalii despre munca ta?
Remus Bălan: Toate detaliile sunt pe biziq.ro. Găsesc acolo programele, resursele și povestea mea. Cine vrea să iasă din haos și să construiască sănătos, poate începe de acolo.
Casian Șoneriu: Mulțumesc, Remus. A fost mai mult decât un interviu – a fost un workshop în toată regula. Sunt sigur că mulți antreprenori vor găsi în acest material puncte de pornire concrete.
Remus Bălan: Mulțumesc și eu! Aștept cu drag feedbackul cititorilor și să ne vedem cu bine la următorul eveniment Transylvania Meets Business People.
Interviul cu Remus Bălan a fost, fără îndoială, o incursiune valoroasă în culisele unei gândiri strategice aplicate. Nu doar că am vorbit despre organizare și leadership, ci am primit o hartă concretă pentru ieșirea din blocajele operaționale. Dacă ești antreprenor și simți că ziua te controlează pe tine – nu invers – atunci acest material poate fi un început excelent.