Managementul eficient al unei echipe poate fi un subiect controversat în funcție de multe aspecte, în funcție de ce parte a mesei ești: antreprenor sau angajat, de nivelul de maturitate al afacerii, de bugetul disponibil, de mentalitatea angajatorului, doar ca să menționez câteva. Totuși principiile de management sunt universale, iar rolul tău ca lider în organizația ta, este să înțelegi aceste principii și să le adaptezi și implementezi în firma ta, lăsându-ți o plajă de flexibilitate în implementare. Dar pentru asta, e necesar să înțelegi aceste principii și să le aplici.
1. Comunicarea transparentă și deschisă: Construirea unei fundații solide
Primul și poate cel mai important principiu pentru gestionarea eficientă a echipei este comunicarea transparentă și deschisă. Aceasta implică transmiterea clară a obiectivelor, așteptărilor și direcției afacerii către toți membrii echipei. Atunci când toată lumea înțelege misiunea și viziunea, fiecare membru se poate concentra asupra a ceea ce contează cu adevărat. În plus, promovarea unui mediu în care fiecare angajat se simte liber să își exprime ideile și preocupările contribuie la o colaborare mai bună și la identificarea soluțiilor inovatoare.
Cum se aplică acest principiu în practică? În primul rând să alegi conștient care sunt canalele de comunicare pe care le vei folosi. La început când firma e mică este suficient să te întorci către colegi, fiind în același birou și să împărtășești cu ei vestea bună, când ajungi însă la 40 de angajați, care lucrează din 5 locații geografice diferite, poate pe fusuri orare diferite, ai nevoie de alte instrumente, iar acestea trebuie alese cu intenție pentru a servi cât mai bine scopului: claritate. Astfel, poti alege un mix din următoarele instrumente de comunicare:
Un newsletter bi-lunar prin care poti promova oamenii cu rezultate exceptionale, poți introduce noii colegi pentru a fi mai ușor cunoscuți și integrați în echipă, poți prezenta rezultatele companiei, noi proiecte, investiții, programe de pregătire, evenimente de echipă și multe altele;
O ședință lunară cu toți angajații în care faci și informare, și motivare, împărtășești noutăți, rezultate, poți include chiar și pastile de micro-învățare, poți avea invitați din exterior care să îi învețe ceva valoros pe angajații tăi sau să îi motiveze sau inspire;
Canale dedicate de comunicare online: Discord, Skype, MS Teams, Slack, sau altă soluție care aduce pe același canal oameni cu aceleași preocupări, proiecte, acțiuni, inițiative sau responsabilități;
Întâlniri zilnice sau săptămânale de status a proiectelor sau de monitorizare și măsurare a rezultatelor acțiunilor și inițiativelor curente;
Dezoltarea uneo proceduri simple de comunicare în firmă, cum folosim spațiile To, Cc, Bcc, pe cine învităm în ședințe, când este prezența cuiva obligatorie și când opțională, optimizând în acest fel atât comunicarea cât și timpul și efortul fiecăruia.
2. Delegarea: Încredere și creștere
Delegarea este o abilitate esențială pentru orice lider de echipă. Atunci când împarți sarcinile în funcție de abilități și interese, nu doar îți îmbunătățești eficiența, ci și crești angajamentul și dezvoltarea personală a membrilor echipei. Încrederea pe care o arăți în capacitatea fiecărui membru de a contribui la succesul afacerii va genera o atmosferă pozitivă și va stimula inițiativa.
Este însă important să înțelegi că delegarea înseamnă nu doar delegarea responsabilităților, înseamnă și delegarea puterii, a încrederii, a capacității de decizie în anumite limite și implicit a răspunderii și asumării efectelor deciziilor. Dacă în organizația ta este taxată greșeala, oamenii sunt certați sau penalizați când trec peste pragurile ierarhice sau pentru deciziile pe care le iau, foarte repede se vor transforma în executanți care așteaptă instrucțiuni clare și în lipsa acestora, delegarea nu va funcționa.
De fapt, în practică, delegarea poate arăta în două feluri:
Primul, cel mai răspândit, este când o persoană de decizie îi spune altei persoane care implementează, pune în practică deciziile, ce și când să facă anumite acțiuni. De exemplu un manager financiar deleagă cuiva din echipa financiară să facă plățile de impozite lunare, ele se fac din contul X, între datele 20 și 24 ale lunii, sumele le afli de la persoana Y, și confirmarea plății trebuie trimisă până în data de 25 a lunii către managerul Z - după cum vedeți totul e foarte specific, foarte clar și măsurabil, iar aste îi permite angajatului să își organizeze activitatea lunară ca să includă acest task delegat, care are recurență lunară.
Al doilea, este mai complex, implică o curbă de învățare pentru angajati și necesită timp, răbdare, monitorizare și implicare din partea managerului. De exemplu, același manager finaciar îi deleagă aceluiași angajat din echipa sa să facă plățile de impozite și îi spune doar că trebuie să se asigure că nu se depășesc termenele legale de plată, și de asemenea că trebuie să se asigure că până la data plății are in contul de trezorerie dedicat, banii de care are nevoie pentru plată. Angajatul are mână liberă să intervină pe cash-flow-ul organizației și să programeze alte tipuri de plăți în așa fel încât, înainte de data limită legală să aibă disponibile resursele pentru plata impozitelor în contul dedicat. Are de asemenea libertatea de a se consulta cu ceilalți membri ai echipei financiare și a face propriul calendar, în ce zi să facă plata, până la ce dată să primească suma care trebuie plătită, și practic tot ce decurge dina ctivitățile precursoare plății efective.
În ambele situații se rezolvă aceeași sarcină, însă în a doua situație angajatul este mai responsabil, are mai multă putere de decizie și implicit este mai mult loc de greșeală. Există de la el/ea mai multe așteptări, dincolo de execuția task-ului, comunicare eficientă și multidirecțională, delegare informală, lucru în echipă eficient, managementul timpului eficient și la nevoie rezolvarea problemelor ce pot apărea, inclusiv managementul riscului.
3. Motivarea și recunoașterea: Catalizatorul performanței
Motivarea angajaților este o componentă crucială pentru managementul eficient al echipei. Recunoașterea eforturilor și recompensarea realizărilor nu numai că consolidează moralul echipei, dar și stimulează angajații să depună eforturi suplimentare pentru a atinge obiectivele afacerii. Crearea unui mediu în care fiecare membru se simte valorizat și văzut pentru contribuția sa contribuie la construirea unei culturi a succesului.
În orice activitate, fie ea de business sau de voluntariat, este mai valoroasă cultura organizațională focusată pe recunoaștere și elemente de motivare intangibile, decât cultura focusată doar pe recompense materiale, salarii, bonusuri, prime și comisioane. Decizia de a alege o cale sau alta, sau un mix între ele ține de strategia firmei și trebuie să fie o alegere conștientă și asumată a leadershipului.
În practică, dacă recompensarea ține de bugete și de o politică de compensații și beneficii transparentă și clară, când vine vorba de motivare și recunoaștere totul ține de comportamentele managerilor, și nu doar ale lor.
Cum ar arăta un astfel de manager cu comportamente care motivează? Este un manager care este atent la ce și cum lucrează oamenii din echipa sa, care se preocupă să înțeleagă ce îi motivează pe oameni la nivel individual, și își ajustează comportamentul propriu pentru a crea angajaților săi cadrul de care aceștia au nevoie ca să performeze. De exemplu, dacă ai în echipă un om care performează cel mai bine când i se spune clar ce are de făcut, și când după fiecare task realizat corespunzător primește o apreciere, în sensul că cineva observă că a făcut bine acel task, atunci tu ca manager te asiguri că îi clarifici toate aspectele când îi delegi un task, îi monitorizezi activitatea și te faci disponibil ca el să te poată întreba dacă are nevoie de detalii suplimentare sau informații adiționale, adică îi comunici că este în regulă să te întrebe, să te întrerupă, să te sune, etc, și o dată ce a relizat task-ul corespunzător, îi spui că ai observat asta și apreciezi ca a fost făcut la timp sau mai repede, corect, în limita resurselor alocate, etc in funcție de situație.
În același timp poți avea în echipă un alt om, mai autonom, căruia îi spui doar care este rezultatul la care vrei să ajungi și îl îndrumi în direcția potrivită, iar el va realiza toți pașii fără să mai fie nevoie de implicarea sau ghidajul tău, și în acest caz este bine să îi recunoști meritele și implicarea, public sau personal, în funcție de preferința personală a omului.
Și pentru că toate comportamentele sunt contagioase, oamenii din echipa ta vor împrumuta de la tine comportamentul tău și vei observa că la rândul lor vor dori să își cunoască colegii cât mai bine astfel încât să își ajusteze comportamentul în funcție de felul de a fi al fiecăruia pentru a obține cele mai bune rezultate activând resursele și talentele fiecăruia.
4. Dezvoltarea continuă: Investiția în viitor
O echipă puternică nu funcționează bine doar în prezent, ci se și dezvoltă pentru a face față provocărilor viitoare. Oferirea de oportunități de formare și dezvoltare ajută angajații să-și îmbunătățească abilitățile și cunoștințele, aducând un plus de valoare afacerii tale. Atunci când investești în dezvoltarea personală și profesională a membrilor echipei, nu numai că îi motivezi, dar contribui și la construirea unei forțe de muncă mai calificate și motivate.
În practică, mă întorc la cultură și la a cunoaște în profunzime cine este echipa ta. Din ce generație fac parte, ce caracterizează fiecare generație, ce îi motivează? Cum interacționează generațiile între ele? Există omogenitate în echipe sau am echipe eterogene din punct de vedere al generațiilor? Pentru că fiecare generație învață diferit, apreciază un anumit tip de conținut educațional și o anumită metodă de livrare a acelui conținut. O dată ce știi aceste informații, îți va fi ușor să alegi din vastele opțiuni pe care le ai la dispoziție exact acele intervenții de învățare care sunt cele mai relevante și au cel mai mare impact pentru echipele și organizația ta.
Și pentru a-ți exemplifica, voi lua ca referință o echipă eterogenă, de 10 oameni care au vârstele de la 22 la 65 de ani, și sunt de asemenea în echilibru de gen, femei și bărbați. Cum faci un plan de învățare continuă pentru echipa ta? Ai făcut deja o evaluare a nevoilor de învățare, știi ce au nevoie și știi și ce își dorește fiecare să învețe sau să îmbunătățească în performanța proprie.
Plecând de la ideea că vrei că eficientizezi folosirea timpului pentru echipa ta, ai putea folosi pentru managementul timpului următoarele instrumente de învățare:
Un moment educațional de 30 de minute, față în față sau live, în ședința săpătămânală cu toată echipa, în care e prezinți metoda pomodoro și le dai si instrumente ca exemplu cum să o folosească, cei mai tineri pot folosi o aplicație ce poate fi descărcată pe telefon, cei mai seniori pot folosi un timer recurent de la smartphone sau chiar un ceas deșteptător aflat pe birou.
Le poți oferi agende sau plannere tipărite pentru seniori și în format digital pentru colegii care sunt confortabili să folosească în mod curent o tabletă sau un smartphone pentru a-și organiza ziua de lucru
Un training dedicat pe anumite funcționalități din CRMs pe care cu toții trebuie să le folsească în același fel, și să te asiguri ca ai și un suport de curs pe hârtie pentru cei mai seniori care vor avea nevoie să mai repete pe cont propriu operațiunile necesare folosirii CRM-ului, cu insistarea în timp asupra de ce-ului importanței colosirii acelui soft în mod constant: raportare corectă și în timp real, date pe care te poți baza ca să iei decizii în business, acuratețea informațiilor tot pentru luarea deciziilor rapid în firmă, etc
Acestea sunt doar câteva exemple despre cum poți adresa feluri diferite de învățare ale oamenilor din echipa ta, ajungând în final la același rezultat dorit, oameni care folosesc eficient timpul.
5. Stabilirea unor obiective clare: Direcționarea eforturilor
Obiectivele clare și bine definite sunt un ghid important pentru echipă. Stabilește obiective SMART (specifice, măsurabile, atingibile, relevante și limitate în timp) pentru a asigura claritatea în privința a ceea ce trebuie realizat de fiecare om în parte. Atât echipa cât și fiecare membru individual vor ști încotro se îndreaptă și vor putea să-și canalizeze eforturile în mod eficient.
Pentru asta este necesar un efort de planificare strategică la nivel de management, obiectivele individuale și indicatorii cheie de performanță relevanți pentru afacerea ta vor fi mult mai ușor de identificat, de monitorizat și de măsurat dacă pornești demersul ierarhic, de la nivel organizațional și strategic și cascadezi până la nivel individual și operațional.
Cel mai simplu exemplu din practică este monitorizarea Cifrei de Afaceri. Îți propui la nivel organizațional, în baza analizei ultimilor ani, să crești cifra de afaceri cu 20% anul ăsta, iar obiectivul tău SMART va arăta așa:
Creșterea Cifrei de Afaceri anuală cu 20% față de 2022.
Cifra de afaceri este un indicator de performanță care se duce direct către echipa de vânzări, așadar acesta va fi și obiectivul echipei și al Managerului de Vânzări.
Plecând de la premisa că echipa include agenți de vânzări cu experiență similară, care acționează în zone cu potențial de creștere similare, managerul va stabili împreună cu echipa obiectivele individuale de creștere a CA generata individual tot la nivelul de de 20% pentru fiecare om.
6. Colaborarea și echipele interfuncționale: Încurajarea inovației
Încurajarea colaborării între membrii echipei cu diverse abilități și experiențe poate aduce perspective noi și inovații în afacerea ta. Colaborarea între departamente sau echipe interfuncționale poate duce la soluții mai bune pentru provocările complexe și poate îmbunătăți procesele de lucru.
Colaborarea și definirea unor procese și sisteme care să faciliteze în practică acest demers te vor salva de multe dureri de cap pe parcursul activității curente. Pentru asta te ajută mult digitalizarea și implementarea de aplicații care pot gestiona sarcinile de lucru ale oamenilor, încărcarea fiecăruia, proiectele și prioritățile mai ales când resursele și oamenii sunt implicați în activități interfuncționale și ai nevoie de vizibilitate ca să știi cine, ce lucrează azi, pentru ce echipă sau proiect, dacă are de lucru sau nu, dacă este prea încărcat sau asaltat de trei manageri deodată.
În practică cele mai folosite soluții sunt programele de Project Management precum Asana, Monday, ClickUp, chiar si Trello. În aceste sisteme e important să definești pașii proceselor prin care trec task-urile, responsabilii și SLA-urile (Service Level Agreements), iar mai departe, este vorba doar despre perseverență și monitorizarea implementării, adică să te asiguri că lumea folosește aplicația pentru scopul pentru care a fost setată.
Folosind soluții de AI, poți inclusiv să automatizezi procese folosind soluții ca Zapier, ChatGPT sau Fireflies.ai
7. Leadershipul prin exemplu: Inspiră și influențează
Ca lider, comportamentul tău este observat și urmat de echipă. Fiind modelul de urmat în ceea ce privește etica profesională, angajamentul și responsabilitatea, inspiri și influențezi comportamentul și atitudinea celor din jur. Un lider puternic nu dă doar direcție, ci își și motivează echipa să ofere tot ce are mai bun.
Iar pentru asta este necesar să te cunoști pe tine foarte bine, să investești în dezvoltarea ta continuă ca manager și om de afaceri, și să fii atent la comportamentul oamenilor atunci când sunt în jurul tău. Cei mai mari inamici ai unui lider care își dorește să exceleze sunt ego-ul propriu și înconjurarea cu “yes-men”, asigură-te că tu nu cazi în aceste capcane.
Pentru a te cunoaște mai bine poți folosi atât pentru tine cât și pentru echipa ta teste gratuite pe care le găsești online precum MBTI sau Belbin, sau poți căuta soluții mai avansate precum DISC sau baterii de teste profesionale pe care le găsești la psihologi organizaționali care cu asta se ocupă, te ajută să te cunoști pe tine și să îți cunoști oamenii.
În concluzie, gestionarea eficientă a echipei reprezintă o abordare complexă și un demers continuu, dar urmând aceste șapte principii cheie, poți crea o cultură de succes în afacerea ta.
Indiferent dacă conduci o afacere într-un domeniu cu buget limitat sau cu o echipă restrânsă, aceste șapte principii esențiale sunt fundamentale pentru a atinge performanțe remarcabile și a construi o cultură de succes și rezultate pe măsură.